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Mailarchivierung

Spätestens seid E-Mails als Handelsbreife nach HGB gelten ist eine Mailarchivierung für Firmen pflicht. Dabei kommt es darauf an, dass die Mails rechtskonform und revisionssicher archiviert werden.

REDDOXX hat hierfür eine überzeugende Lösung am Markt, die wir für Firmen aus dem nordbayerischen Raum anbieten. Unsere Kunden aus der Gegend um Schweinfurt und Bamberg schätzen vor allem, dass die Archivierung Inhouse stattfindet und die Mails damit nicht auf Servern in einer Cloud, die unter umständen im Ausland gehostet werden, archiviert sind. Das Mailarchiv von REDDOXX entlastet darüber hinaus den Mail-Server signifikant und ist mit seiner Volltextsuche und der einfachen Bedienung auch für die Benutzer eine echte Arbeitserleichterung.

Funktion der E-Mailarchivierung

Die E-Mailarchivierung funktioniert völlig automatisch. Die Lösung der Firma REDDOXX wird vor dem internen Mail-Server plaziert und archiviert so alle ein- und ausgehenden Mails. Interne Mails können über Connectoren ebenfalls ins Mailarchiv verschoben werden.

Für die Wirtschaftsprüfung steht ein Audit-Zugriff auf das E-Mailarchiv zur Verfügung. Dieser spezielle Audit-Zugriff kann über eine Anmeldung im Vier-Augen-Prinzip geschützt werden. Der Auditer erhält dann Zugriff auf vorher per Suchkriterien festgelegte E-Mails aus der Mailarchivierung. Diese können auch exportiert werden. Da die REDDOXX Mailarchive selbsttragend sind, kann der Auditor dieses exportierte Mailarchiv dann ganz einfach mit einem Mailarchiv-Viewer durchsuchen.

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